Il 30 novembre a Verona si è concluso il tour Secretary.it in casa Best Western che quest’anno ci ha portato a Palermo, Rimini, Roma, Bergamo, Verona.

Abbiamo parlato di un tema a me particolarmente caro: l’energia. Abbiamo condiviso esperienze, riso e respirato, ma soprattutto abbiamo messo in moto l’energia e quando questo accade diventiamo come calamite che attraggono persone, occasioni e situazioni che sembrano casuali ma forse non lo sono veramente. Ecco cosa mi è accaduto a Roma.
Il giorno dopo il mio speech, poco prima del mio ritorno ho conosciuto Claudia Cinque, una giovane makeup artist con un passato da erborista che mi ha offerto un nuovo punto di vista sul tema dell’energia. Mi è bastato pronunciare questa parola per entrare subito in sintonia con lei.
Claudia mi ha raccontato di come riesce a ricaricare le pile delle clienti non solo facendole apparire più belle con un trucco adatto ma anche fornendo consigli su prodotti naturali per migliorare lo stato di benessere fisico e trasmettendo emozioni positive.
Ecco come mi ha descritto il proprio lavoro: “Truccare non è solo trasformare chi mi trovo di fronte ma è anche il modo con cui esprimo il mio desiderio di aiutare le persone a valorizzare l’immagine che hanno di se stesse. Mi piace entrare in empatia con chiunque mi trovo di fronte e ci riesco grazie al mio modo di essere sempre sorridente e accogliente.
Ogni giorno in negozio per me un’esperienza nuova, fatta di spaccati di vita quotidiana. Mi confronto con tante donne giovani e mature che mi raccontano di tutto (dai rapporti con i figli i mariti,ecc.)
Chiunque si trucca da me mi dice che emano energia positiva e rilassante e si sentono bene.
Ieri, ad esempio, una cliente di circa sessant’anni è entrata in negozio ed era giù di tono perché non riusciva a vedersi più truccata come quando era giovane. L’ho fatta accomodare e, come faccio di solito, le ho fatto domande sulle sue abitudini e come si sarebbe voluta vedere truccata (tengo sempre presente le caratteristiche proprie di ciascuna cliente per una soluzione mirata, che non dimentichi l’esclusività di ciascuna di loro). Dopo il trucco la signora mi ha confessato che si era emozionata perché ero riuscita a mettere in luce il suo sguardo, che non si vedeva più così da quando aveva quarant’anni e che il trucco le aveva fatto capire che la chirurgia estetica poteva aspettare!”
Poi Claudia ha aggiunto:
“Grazie all’amore che ho per questo lavoro trasmetto sempre gioia e speranza di poter apparire sempre meglio se lo vogliamo!” Già… se lo vogliamo. La precisazione è d’obbligo

La storia di Claudia mi ha affascinato non solo per la sua energia positiva ma anche perché ha saputo interpretare la sua professione di makeup artist in modo inedito, integrando l’esperienza precedente di erborista, la sua passione per la medicina naturale e una componente soft preziosa, l’empatia. Non mi stupisce che le sue clienti si sentano ben con lei.
Ho voluto raccontare questa storia perché oltre ad un nuovo modo per recuperare l’energia credo suggerisca qualcosa di più anche per il lavoro di assistant… Secondo voi cosa?

Auguro a tutte le assistant d’Italia un anno carico di energia positiva!
Helga Ogliari

Un augurio che certamente sarà gradito, ma ancor di più lo sarà il regalo che abbiamo in serbo per voi nel 2012: l’ebook Energy assistant realizzato con il contributo delle oltre 100 persone che hanno partecipato al concorso abbinato al tour Secretary in casa Best Western. Proprio un bel modo per iniziare il nuovo anno!
Lo staff Secretary.it

Sapienti, sincere, sovente severe.

Sballottate senza sosta, stressate.

Scarno salario, scarsa scalata sociale.

Sebbene stanche, sicuramente sagge, savie.

Silenziose: sanno serbare segreti. Si… Segret-arie!

Si susseguivano settimane, stagioni, sempre sedute su sedie scomode, sempre sole.

Scrutavano schermi, sistemavano saperi, scandagliavano schedari, sollecitavano scadenze, strutturavano symposium, supportavano superiori sapendo sempre stare serene.

Sopraggiunse subitaneo spocchioso supervisore senior.

Sorseggiando sostanza scura, sciaguratamente sentenziò: “Signorina, sembra svelta. Smisuratamente sveglia … sebbene semplice segretaria!”

“Semplice segretaria? Siamo seri!” sbottò schietta.

“Sono scrupolosa … sgobbo sempre senza sosta. Scandaloso!”soggiunse seccata “Simili stereotipi sottovalutano saperi, sviliscono specializzazioni!”

Scombussolate, spaesate …: si sentivano sole!

Senonché, sei scaltre segretarie sentenziarono: “Sentite! Siamo stufe. Se si smania sopravvivere, si sovvertiranno sistemi. Sapreste suggerirci soluzioni?”

Sorridenti sorelle semi straniere sussurrarono: “Sicuro! Seguiteci: svilupperemo Secretary!”

“Secretary?” strillarono stupefatte.

“Si! Secretary.it: su sto sito si sosterranno solo segretarie!”

Shhht! Si sentì salire sussulto. Subito sgomento.

S’alzarono scientemente: sei su sei!

“Siete sicure?” sbottarono smodatamente “Sembra strano si sviluppi sito simile …”

Sorelle spilungone soggiunsero scalpitanti: “Surement! Sicuramente. Sedetevi, state serene!”

Schede, schemi, soluzioni, suggerimenti settimanalmente spediti, spiegazioni,

spunti, spuntini … sono, senza scetticismi, solidi strumenti sul sito Secretary.it.

Segretarie si scoprirono simili, sorelle.

Subito sollevate, si sentirono seguite senza scuse.

Suvvia!   Se sembrava strano stare sempre sole, seguitarono scoprire socie, sorelle, sodali.  Superarono se stesse: sagaci, sicure, stile superbo.

Svariate stagioni sono scorse: sei segretarie sostenevano Secretary, seimila siamo stasera.

… Sorridi sei su Secretary.it!

Vuoi fare uno “spuntino” di prova?  Ecco la DEMO GRATUITA tutta da provare…

Un programma unico e innovativo totalmente digitale, un percorso di aggiornamento online per assistenti di direzione, con certificazione A.G.A. American Global Assistant.

A partire da gennaio 2012, un anno intero di percorso in 10 sessioni mensili sulle aree chiave del tuo ruolo di assistente, accuratamente approfondite, mese per mese, per darti il tempo necessario di padroneggiarle, facendole diventare tue.

Ogni mese pubblicheremo nuovo materiale multimediale di grandissimo valore disponibile sul web 24 ore su 24, 365 giorni l’anno.

Un percorso creato per venire sempre più incontro alle tue esigenze di manager assistant, ti permetterà una totale flessibilità e autonomia, rispettando i tuoi tempi ed i tuoi spazi.

Perché abbonarmi?

Perché è un nuovo modo pratico e dinamico di fare formazione, con grandi vantaggi:

• Investimento minimo per un servizio di grande qualità
• I video dei docenti ed il materiale a tua disposizione, trattano i temi di maggiore interesse per la tua formazione
• Lo spuntino è piacevole e didattico, con formatori di alto livello
• Puoi verificare lo stato del tuo apprendimento attraverso i test di autovalutazione
• Trovare letture e consigli, semplici e concreti, per migliorare il tuo lavoro in ufficio
• Ricevi, per ogni argomento, un attestato certificato A.G.A. American Global Assistant

Ti presentiamo i 10 temi degli spuntini online da gennaio 2012!

1. L’assistente efficiente ed efficace: la gestione del tempo

2. L’organizzazione di eventi

3. Meno stress e più energia in azienda

4. Perché io valgo: personal branding e leadership per assistenti di direzione

5. Le chiavi per la soluzione dei problemi

6. Business writing for assistant

7. Il viaggio perfetto

8. Economics for assistant

9. Social media for assistant

10. Diversity management for assistant

Il “kit dello spuntino”:

•video docente

•video testimonianze ed esperti

•slide presentazione

•letture e link consigliati

•test di autovalutazione

•attestato certificato A.G.A.

ABBONATI SUBITO!

Si è svolta a Milano il 1 Dicembre scorso la serata dedicata alle Assistenti di Direzione, il  Premio Assistente dell’anno, reso ancora più speciale dai festeggiamenti del 10°anniversario di Secretary.it.

Quest’anno così speciale, abbiamo voluto festeggiare, ripercorrendo, dal 2001 ad oggi, i momenti salienti della nostra storia, la storia di ognuna di noi. Come eravamo, come siamo oggi? Quante persone abbiamo incontrato? Com’è cresciuta la community e com’è cambiato il ruolo dell’assistente in azienda?

Abbiamo ricostruito la storia di Secretary.it attraverso questo magnifico esercizio di personal storytelling, coadiuvati da professionisti eccellenti quali Andrea Fontana – Ricercatore, docente e storytelling expert, Università di Pavia , Helga Ogliari - Consulente di carriera, Osservatorio Storytellinglab, Marina Brezza - Direttore creativo, Presidente MORE than ZERO, facenti parte anche della giuria.

Una vera e propria lezione di storytelling con racconti e riflessioni per ripercorrere una linea del tempo in cui da un lato i progressi della tecnica hanno cambiato il lavoro della segretaria, la sua identità, le sue  competenze e dall’altro una community che le ha accolte, fatte crescere, messe in contatto e fidelizzate. Le assistant ci hanno parlato dei loro sforzi quotidiani per conquistare il riconoscimento di un ruolo e del valore del proprio lavoro. Molti racconti ci parlano del trauma della perdita del lavoro e spesso della difficoltà di navigare nel mare tempestoso di un mercato del lavoro sempre più insicuro.

E proprio in questo decennio dove le aziende non rappresentano più una sicurezza e dove le carriere delle persone durano più delle storie aziendali Secretary.it appare sulla scena e veste i panni dell’aiutante che guida e offre alle assistant oggetti magici (newsletter, momenti formativi e di incontro, schede pratiche) per conquistare ogni giorno il tesoro : la soddisfazione di svolgere un lavoro importante per le sorti dell’azienda.

29 le candidate selezionate, 6 Regioni, 43 anni l’età media delle Assistenti votanti che hanno decretato, con la Giuria Sabina Sforza – Assistente dell’Anno 2011, Assistente Direttore Custom Operations  – VODAFONE OMNITEL SPA: 41 anni, sportiva, appassionata per i suoi gemelli e suo marito, si è candidata con la seguente motivazione: “Perché penso di essere nata segretaria.. si è la mia natura. Mi viene spontaneo organizzare, pianificare, prevenire e prevedere, risolvere e ascoltare. Mi piace, mi rende felice rendere più fluida e semplice la giornata degli altri. Mi sento realizzata perché ho l’opportunità di fare ciò che mi piace con tanta umiltà e soprattutto con tanta passione. Ho la fortuna di avere un manager stimolante dal quale ho sempre da imparare e che mi ha sempre accompagnata in questi 10 anni. Per me è un importante punto di riferimento. Abbiamo costruito una rapporto di fiducia che ci permette di collaborare in modo costruttivo. La collaborazione e il lavoro di squadra sono gli stili che preferisco”.

La vincitrice, ha ricevuto una stella Swarovski e un week end per due persone presso il magnifico resort La Bagnaia in Toscana..

Insieme a lei sono state premiate anche le altre 9 finaliste che rappresentano la storia dei 10 anni di Secretary.it e che si sono classificate grazie al voto della giuria  e quello della community, che ha influito ognuno per il 50%

Antonella Cammarata – Assistente  AD ND LOGISTICS ITALIA – Milano                

Anna Franzini – Assistente AD FONDOSTRATEGICO ITALIANO – Milano

Giuseppina Gori – Assistente  OLON S.P.A. – Milano

Luana Francesca Leone – Assistente  Direttore Tecnico ACEA – Roma

Zuzana Nagyova – Assistente Presidente – AD – DG- TIM CORPORATE ADVISORY –Mi

Chantal Pedote  – ex Assistente  Presidente -  KOELLIKER GESTIONI SPA – Milano

Monica Sala – Assistente  Presidente  – FIDELITAS – Bergamo

Beatrice Salvatori – Assistente  DG – GESTORE SERVIZI ENERGETICI – Roma

Gabriella Somigli – Assistente Presidente  – VITTORIO CAUVIN SPA – Genova

Da ultimo, 3 premi speciali:

• “Premio speciale la più votata dalla community”  a Gabriella Somigli
• “Premio speciale della giuria”  a Giuseppina Gori
• “Menzione speciale della giuria” a Marilena Casaletti

Buon compleanno a tutte le 6.000 Secretaries d’Italia!

Vi aspettiamo numerose sul sito e ai prossimi appuntamenti

Vi diamo 10 motivi nel caso non vi foste ancora iscritte a Secretary.it.

Vediamo se riusciamo a convincervi!

1.     Per fare community
Secretary.it è il portale al servizio di una community di 6000 assistenti di direzione, personal assistant e segretarie, che si incontrano e discutono sul sito e anche su Linkedin e Facebook. A disposizione della community c’è anche un canale Youtube (e prossimamente Twitter).

2.     Per semplificare le tue attività quotidiane
Secretary.it è una directory online di 4000 aziende selezionate tra i migliori fornitori di prodotti e servizi a te utili:  Guida per la manager assistant

3.     Per essere informata su tutte le novità
Secretary.it è informazione, promozioni, aggiornamento professionale, interviste, appuntamenti e novità: periodicamente sul tuo PC riceverai E-magazine e Pillole. Secreatry.it inoltre offre inviti esclusivi per conoscere nuove strutture, servizi e prodotti, in modo diretto, accurato e personalizzato: Educational e Secretary Meets

4.     Per non smettere mai di imparare
Secretary.it è formazione tagliata su misura per la manager assistant: percorsi formativi, corsi, seminari e workshop con l’obiettivo di

○     trasferire le necessarie competenze organizzative, gestionali e relazionali

○     sviluppare una visione a 360° del ruolo, motivandolo e valorizzandolo

○     supportare con efficienza e successo il management dell’azienda

5.     Per avere il tuo personal event planner
Secretary.it è un supporto altamente qualificato per la ricerca di fornitori e soluzioni per la realizzazione di eventi aziendali su misura. Gratuitamente al tuo fianco, ti aiutiamo a creare eventi per suscitare emozioni, valorizzare l’identità aziendale, promuovere il brand, generare fidelizzazione.

6.     Per trovare finalmente il “posto giusto”
Secretary.it è un servizio specializzato di ricerca, selezione ed inserimento in azienda di segretarie e assistenti di direzione. Cercano Te

7.     Per essere regina per una notte (o due)
Secretary.it offre due appuntamenti annuali per celebrare segretarie e assistenti di direzione italiane, valorizzandone il ruolo. Ti aspettiamo al Secretary Day e al  Premio Assistente dell‘Anno dove potrai incontrare le tue colleghe e festeggiare con tutta la community.

8.     Per vincere
Secretary.it è anche questo: Passaparola, MySecretary.it e tanti concorsi a cui potrai partecipare per vincere favolosi premi, divertendoti.

9.     Perche è gratuito
Non te lo aspettavi, vero?

10.  Serve davvero un decimo motivo?

Se sei un’assistente di direzione, Secretary.it è la tua community. Iscriviti ora!

Se ne conosci una, non perdere l’occasione di segnalarle …

Photo: Patrick Hoesly

La tradizione di fare per Natale regali aziendali a clienti e fornitori è ancora molto sentita, e in molti casi non è dovuta soltanto ad una ben precisa strategia di marketing, può essere fatta per rendere speciale e rafforzare i rispettivi rapporti di collaborazione esterni ed interni.

Dopotutto trascorriamo sul posto di lavoro la maggior parte della giornata, e i rapporti che si stringono con le persone con cui abbiamo a che fare quotidianamente, o quasi, diventano molto spesso piuttosto stretti, trasformandosi talvolta anche in profonde amicizie.

Quante volte nella vostra vita privata e professionale vi sentite chiamate  a organizzare un evento, una festa di compleanno, un anniversario, un cocktail, una riunione di lavoro, una cena o altro.

Ebbene, sembra in apparenza una prassi semplice alla portata di tutti, addirittura agli occhi degli altri, degli ospiti o dei committenti un compito quasi banale perché “che ci vuole a organizzare un evento”?

In fondo si tratterebbe di assemblare dei servizi, trovare una location, i giusti fornitori, convocare gli ospiti, offrire loro il giusto comfort, il tutto condito possibilmente da un buon catering.

Così chiunque potrebbe improvvisarsi nel ruolo di planner o event manager, ma la differenza la fa il risultato e soprattutto il post evento.

Mi verrebbe da dire che il successo degli eventi è pari al successo di un ottimo pasticcere. Sì perché tutto nasce dietro le quinte nel laboratorio, in quello che in termine anglossasone si definisce backstage, che nessuno considera ma che è fondamentale.

Prima di tutto domandarsi perché si vuole organizzare un evento, di qualsiasi natura esso sia, qual è o quali sono gli obiettivi che voglio raggiungere. Possono essere economici, di partecipazione, di formazione, di socializzazione, di riconoscimento, di promozione ecc. Da qui si sviluppa il processo per cui un evento si divide in termini di pianificazione e organizzazione in tre parti: pre-durante-post che duri una serata, mezza giornata, un giorno interno, una settimana. La preparazione, come una buona torta, dipende in primis dalle competenze, dal know-how e dagli ingredienti alias i dettagli o meglio ancora la strategia utilizzata, perno su cui ruota tutto l’evento. Certo la creatività indubbiamente ha la sua importanza per essere più competitivi.

Se avete mai partecipato a un corso di cucina o magari state pensando di farlo, immaginate di trasportare questa vostra passione o il vostro interesse nell’ambito del laboratorio degli eventi tenuto a Roma e Milano dalla D.ssa Olimpia Ponno. Il percorso iniziale della durata di due giornate “Pianificazione e gestione strategico-operativa degli eventi” vi farà individuare aspetti e attività che vi aiuteranno a dare maggior valore ai vostri eventi, al fine di ottenere non solo un maggiore ritorno di immagine ma soprattutto economico, quantificando sia i benefici tangibili che quelli intangibili.

Sapere poi che Secretary.it, oltre ad organizzare la formazione ad hoc, offre un supporto operativo con la Consulenza Eventi gratuita, è proprio una bella garanzia per le assistenti di direzione iscritte alla community!

Photo: Tracy Hunter

Quale miglior modo di far conoscere la community Secretary.it alle assistenti e segretarie italiane? 

Il passaparola: niente vale di più di un consiglio o una segnalazione da amica ad amica, da collega a collega, da assistente ad assistente!

Ogni giorno capita a tutte di avere bisogno di un aiuto, un suggerimento, una valvola di sfogo, un consiglio per trovare una soluzione ad un problema, un fornitore fidato, un’idea per il tuo lavoro… il tutto in tempi rapidissimi!

Ecco allora che la community entra in gioco: puoi chiedere a Secretary.it di entrare in contatto con oltre 6.000 tue “colleghe” segretarie e assistenti di direzione in tutt’Italia e ottenere subito più di una soluzione valida e professionale.

Fino al 30 novembre 2011 Secretary.it premia il passaparola delle assistenti che avranno segnalato la community al maggior numero di colleghe con tanti cadeaux Lavazza.

Il primo premio è la Macchina Lavazza LB850 + 200 cialde Lavazza BLUE Intenso.

Gioca con noi!

Quante volte al giorno vi capita di prendete accordi con altre persone? Di confrontarvi con il vostro capo, con i colleghi e con i clienti per prendere delle decisioni e mediare interessi differenti? Oppure, nella vita privata, di incontrarvi e scontrarvi con il vostro partner, i vostri figli e con le persone che vi stanno accanto?

In tutti questi casi, soprattutto quando avete degli obiettivi differenti rispetto agli altri, siete nel vivo di una negoziazione, che infatti è l’arte che ci consente di mantenere l’armonia con le altre persone e di raggiungere i nostri obiettivi attraverso la creazione di accordi.

È possibile apprendere e potenziare questa capacità, imparando a gestire i conflitti sul lavoro e nella vita invece che subirli, ed acquisire uno stile comunicativo sicuro, assertivo e funzionale, passando da ostaggio a negoziatore.

Questi ed ulteriori temi saranno sviluppati nel percorso formativo Negoziazione per assistenti che ETLINE e Associati ha realizzato ad hoc per le assistenti di direzione di Secretary.it, grazie alla partnership storica che da 10 anni di successi insieme.

Nei mesi di novembre,  gennaio e febbraio 2012, per ripartire alla grande con una carica di energia, sono organizzate tre giornate indipendenti di corso per valorizzare le capacità comunicative negoziali di ogni singola assistente di direzione attraverso strumenti e tecniche concrete, utilizzate anche in campo internazionale nella negoziazione di ostaggi.

I focus di lavoro saranno la consapevolezza della propria modalità comunicativa; come utilizzare la vostra energia emotiva e trasformarla in motivazione, traendone vantaggio e beneficio a livello sia fisico che mentale; come sviluppare uno stile comunicativo sicuro, assertivo e funzionale; come creare sintonia e creare il legame negoziale; come essere efficaci nelle riunioni e in ogni tipo di presentazione aziendale e come gestire efficacemente le obiezioni dell’altro in pubblico e trasformarle in vantaggio.

Il percorso sarà ricco di esercizi concreti, sia fisici che mentali, e di attività di allenamento corporeo, anche grazie a strumenti quali l’utilizzo di videoriprese con confronto formativo, per attivare una vera palestra su misura.

La condizione indispensabile per avviare una negoziazione è quella di avere un chiaro obiettivo personale di partenza.

Vediamo ora come acquisire flessibilità per raggiungere il vostro obiettivo durante la negoziazione:

1. fra i risultati che desiderate ottenere nella vostra negoziazione, individuate ciò che è per voi fondamentale “portarvi a casa” e ciò a cui potete rinunciare e concedere all’altro per procedere verso una risoluzione finale condivisa;
2. concentratevi sui punti di forza del vostro obiettivo, sottolineandone le conseguenze positive per voi e per la vostra controparte;
3. mettendovi nei panni della vostra controparte, individuate i lati deboli del vostro obiettivo, prevedendo le possibili obiezioni e preparando delle contro argomentazioni.

A questo punto, per cogliere la possibilità di semplificare la vostra vita professionale e privata, vi invito al percorso di Negoziazione per assistenti!

Vi aspettiamo numerose, 1° modulo a Milano il 17 novembre!

Buona giornata e ottime negoziazioni!

Photo: spotreporting

Sono aperte le candidature per eleggere l’Assistente dell’Anno 2011.

Il tema di quest’anno, da seguire per partecipare, è lo Storytelling.

Un anno molto speciale, perché Secretary festeggia 10 anni.

Ma come eravamo, come siamo cambiate e come saremo noi Secretaries?

Tutto è nato nel 2001: sono passati 10 anni dalla nascita della community Secretary.it, un inizio ancora prima (nel ’98 oltre oceano)
con la community argentina desecretarias.com e l’avvio a Milano nel dicembre 2001.

Allora la tecnologia era ancora molto basilare: niente o poche e-mail, moltissime telefonate e gradevoli conversazioni con le Assistenti, a cui seguivano i fax con il modulo di registrazione alla community e tanti incontri e giornate d’aula ricchissime di entusiasmo, quello che per fortuna non manca ancora oggi!

Ma ve lo immaginavate che oggi, nel 2011, avremmo usato tutti smartphone, applicazioni per i Phone e Ipad, sistemi di cloud computing e i social network per il nostro lavoro?

Allora si preparava il CV e lo si consegnava brevi manu a tutte le società che, sedute davanti a un caffè, ti ascoltavano.

Oggi è tutto molto più veloce e impersonale.

Vogliamo sapere come siete cambiati voi, il vostro modo di lavorare, la vostra percezione del ruolo, com’è cambiata Secretary.it in questi 10 anni attraverso il cambiamento singolo di ognuno…

Raccontatecelo!

Le candidature sono aperte sul sito Secretary.it e l’appuntamento è il 1 dicembre per scoprire tutta la verità.